Техника хронометража: для тех, кто хочет больше

Хронометраж – это оценка затрат времени. Проводится с целью выявления, на какие блоки работ сколько времени тратится. Цель данной техники – уменьшить количество времени, которое используется нерационально, и привнести больше времени на важные дела.

Основные шаги:
1. Определить показатели, которые вы бы хотели отследить. Например, «количество времени, которое тратиться на отвлечения», «количество времени на дорогу», «количество времени на изучение языка». Это могут быть дела, на которые не хватает времени, а так хотелось бы больше уделять времени семье, своим увлечениям и т.д.

2. Начать записывать выполняемые задачи. Для удобства – раз в час зафиксировать все выполняемые дела длительностью 10-15 минут. Или кому удобно – сразу записывать по мере выполнения.

3. В конце дня провести анализ: просуммировать время по показателям. Например, у вас получится, что ушло 1 час 15 минут на приготовление и приём пищи.

Ваши результаты

Проводя оценку времени достаточное количество недель, вы заметите, как:
— вы стали воспринимать время по-другому. Например, если ранее задерживались после работы, сейчас очень чётко себя одёргиваете и спешите домой.
— вы стали больше внимания уделять своим важным делам. Постепенно в течения дня у вас будет выделяться всё больше и больше промежутков на то, что ранее не удавалось. Есть закон – о чём думаешь, то и приходит в вашу жизнь. А в оценке временных затрат есть также закон – что измеряется, то и улучшается. Если вы следите за своими личными поглотителями, то со временем у вас пройдёт привычка долго пить кофе на работе или без дела смотреть телевизор.

Есть несколько инструментов ведения хронометража.

Хронометраж на бумаге

Лежит рядом с вами листок А4 и раз в час вы к нему обращаетесь: вспоминаете, какие задачи выполняли за последний час. Рекомендация: фиксировать задачи длительностью от 10-15 минут. Потому что, скорее всего, через час вы вряд ли вспомните мелкие отвлечения и тем более сможете их оценить. Лучше фиксировать то, что вы вспомните.

В конце дня у вас перед глазами список с началом выполнения конкретной задачи, её название. И можно провести анализ: в столбик, на калькуляторе, в сотовом телефоне подсчитываете количество времени, которое ушло на выполнение данной задачи. Записываете результат.

 

Плюсы:

листочек всегда рядом с вами. Самые тщательные и педантичные могут вести хронометраж чаще раза в час, например, каждые 15-20 минут записывать выполняемые задачи или в принципе при переключении между задачами обращаться к листку. Но процесс тяжёлый. Неделю или месяц вести такой учёт вы не сможете. Всё надоест, и вы будете вспоминать автора данной книги не совсем красивыми словами.

вы сами себя записываете. Когда вы сами записываете и это вместо вас не делают посторонние программы или люди, то вырабатывается чувство ответственности и понимание, что именно вы и только вы всё делаете сами, доверяете только себе самые сокровенные поглотители времени, ни перед чем не отчитываетесь. Никто не вмешивается в ваш процесс самопознания, не зудит под ухом, не ехидничает, с ухмылкой за вами наблюдая.

вы достигаете высокой осознанности. Фиксация своей работы – это не тупое считывание мозга или визуальной картинки дела, это осознанное изложение. Мы пытаемся правильно подобрать слова, грамотно написать выражение, любая письменная речь показывает нашу способность думать не хуже, чем устное выступление.

привычка писать, а не печатать. Есть те из нас, кто любит «ручной труд» карандаша и не может без того, чтобы красивым почерком не вывести умную мысль. Тем более, что исписанные листы приводят в чувство восторга, созидания и выполненного объёма работы.

 

Минусы:

нет точности. Вы отслеживаете примерное время: время, которое вы вспомнили или почувствовали. Вам первое время будет трудновато писать.

не все задач и переключения внимания будут зафиксированы. Просто невозможно фиксировать самому свои отвлечения в 1-5 минут иначе весь вам учёт будет ради самого процесса учёта. А это нам не к чему.

нет возможно автоматически проанализировать результаты.

хронометраж

Ведение хронометража в электронном формате — второй вариант, для кого-то, возможно, более наглядный.

Хронометраж в Excel

Самая простая программа для фиксации и дальнейшего автоматического подсчёта времени — MS Excel. Каковы же особенности?

Плюсы:

— позволяет зафиксировать задачи так, чтобы ячейки листа программы позволили нам проанализировать и получить суммарную картину;

— позволяет фиксировать любые задачи той длительности, которые не составят труда написать самим.

 

Минусы:

зависимость от компьютера. Не для всех это удобный и любимый инструмент. Excel не доступен на выездах, хотя современные коммуникаторы данный вопрос уже решают.

требует знания программ.

 

Пример хронометража в Excel:

2

На самом деле вы можете такую таблицу распечатать и заполнять её в течение дня — у вас получиться обычный бумажный вариант.

Пример общей оценки затрат времени:

3

Однако, есть программы, в которых обычно вы на работе (или в смартфоне) ведёте текущее планирование. И как раз бывает удобно в них отследить свои затраты неэффективно используемого времени.

 

Хронометраж в Outlook

 Если вашим рабочим инструментом является Outlook, то это очень удобный инструмент для ведения хронометража.

Пример планирования времени в календаре:

Outlook хроно6

Плюсы:

— Outlook всегда рядом на вашем рабочем месте. Перед глазами календарный график, к которому вы регулярно обращаетесь и отслеживаете приближающиеся события.

легко делать отборы в специальных представлениях, которые позволяют видеть не только начало и конец события, но и автоматически подсчитать их длительность.

Например, у вас проходят три типа встреч в течение недели:

  • Планёрки с сотрудниками
  • Совещания по проектам
  • Выездные встречи с клиентами

И вам интересно отследить, сколько времени по отношению ко всему его объёму у вас уходит на данные мероприятия. С Outlook у вас есть прекрасная возможность!

— при необходимости более глубокого анализа позволяет перенести одним кликом мыши в excel все или нужные вам события и там осуществить дальнейшие манипуляции с числами и графиками.

— можно сделать конкретные выборки. Например, вам нужен не весь хронометраж дня, а подсчитать, сколько времени было инвестировано за прошедший месяц на проведение совещаний или выполнение конкретной работы по проекту.

 

Минусы:

не сумеет подсчитать сумму по конкретному дню: сколько было минут-часов у вас было сегодня в рабочем дне (если вы конечно не сделала специальные фильтры, но ими редко умеют пользоваться).

не сумеет подсчитать сумму  по конкретному блоку задач. Например, вы проверяли почту несколько раз в день и хотите подсчитать, сколько всего времени на это столько часто встречающееся дело у вас ушло. Но правда и в Excel вам придётся самостоятельно перестраивать ячейки с цифрами, чтобы получить желаемый результат

длительность события, которое вы можете быстро записать, от 5 минут. Можно записывать и более мелкие события, но это технически не очень удобно. Потому что когда мы за кем-то записываем события. Ведём чей-то хронометраж, то в календаре неудобно: приходится создавать встречу, заходить в ней, там уже менять начало и конец и т.д.

 

Если у вас есть возможность использовать надстройку «Хронометраж» для Outlook, то вы можете автоматически одним кликом мыши выгружать все данные за нужный вам период из своего календаря в шаблон, в котором автоматически подсчитывается время на те или иные работы.

Приведу пример как я пару месяцев, ведя тренинги по организации своих дел, решила отследить свои временные ресурсы.

1.Сначала мною были продуманы классификаторы, по которым я создавала в календаре Outlook встречу с соответствующим названием.

5

 

Так мог выглядеть мой план в календаре:

6

Естественно, отслеживая время на работе, вам нужно очень детально прописать это время.

Например, у вас могут быть следующие показатели — «время, потраченное на…»:

  • перерывы;
  • отвлечения по телефону по несрочным вопросам от коллег;
  • совещания, планёрки;
  • встречи с клиентами;
  • административные вопросы (долго печатать документ; долго стоишь у секретаря…).

В своём примере я отслеживала, прежде всего, нерабочее время.

2.Далее по прошествии двух месяцев я сделана выгрузку в Excel всех созданных событий из календаря Outlook.

Пример выгрузки хронометража в Outlook:

 

7

3.Также параллельно посчитала, сколько всего часов в рассматриваемых месяцах:

8

4.В заранее созданный в Excel шаблон подтянулись суммированные цифры (в минутах) из листа выгрузки.

9

Подробнее получился такой цифровой хронометраж:

91

Это лишь пример, как в своё время сделала я. Скорее всего ваши показатели будут другими, но суть останется та же.

Я не буду перечислять цели проводимого мною хронометража, но у вас они явно найдутся.

С точки зрения простоты и удобства ведения хронометража проще бумага. С точки зрения анализа и визуального представления – электронные программы. По крайней мере, если вы планируете провести несколько дней хронометража, вам будет достаточно и бумажной версии. Но если месяц-два, то без электронной программы не обойтись.

 

Выводы:

Оценка временных затрат – обязательный элемент в случае, если вы недовольны своей жизнью. Чтобы начать улучшать свои дела, нужно сначала оценить, что в них идёт не так, как вам хотелось бы. Что отвелкает, мешает, не даёт сосредоточиться и грамотно спланировать. Существует несколько десятков поглотителей времени как ваших личных, так и влияющих на вас.

С уважением, Varanas88.

Share Button