Как можно организовать управление контактами в Outlook

Как любому руководителю, работающему с большим количеством контактов, мне хотелось  не терять информацию, быстро её находить и оптимально управлять контактными данными с целью ускорения своей работы. Что я придумала – в этом кратком анонсе.

К сожалению, мало кто использует дополнительные поля и функцию Разработчика в контактах Outlook. А это такие возможности для обзора и управления контактной базой! Кратко приведу свой пример.

Дополнительные поля я использую для отслеживания своих контактов, потому что мне на одном экране важно видеть информацию:

  1. Кто менеджер по клиенту
  2. Когда проходила встреча
  3. Какие следующие шаги

Во вкладке Разработчик контакта я создала поля. В принципе ваш обзор контактов ничем ни ограничивается: здесь и ваши потребности, и необходимые бизнес-процессы. Например, если вы часто общаетесь с клиентом, вам помогут поля:

«средство связи», «дата контакта», «интерес», «результат», «следующие шаги».

Чтобы новые поля начали работать с каждым новым создаваемым контактом, то я попросила нашего разработчика создать специальный макрос.

Пример, как выглядят поля в открытом контакте Outlook:

1

Новые поля  действуют только в корневой папке Контакты и не распространяются на подпапки. Они отражаются в отдельно созданной и названной вкладке «Взаимодействие с клиентом»:

2

Стало удобно хранить все клиентские контакты по встречам в новом формате, а контакты по уже проведённым проектам и тренингам – в подпапках:

3

Сейчас я использую основные пару полей (ранее — больше): например, «Ответственный менеджер», «Средство связи», «Дата контакта»

4

Здесь отражена различная информация:

  1. Кто менеджер клиента (первые инициалы фамилии и имени)
  2. Какой формат был встречи:
    1. Встреча очная
    2. По скайп
  3. И когда она проходила: «Дата контакта»

На одном экране отражён обзор всех основных полей и нет необходимости специально заходить в контакт, чтобы сделать первые выводы по работе с клиентом.

Подводя итог, моя работа с контактами заключается в следующем:

  1. Я провожу встречу с клиентом, его контакт заношу в корневую главную папку Контакты, присваивая соответствующую категорию (о них ниже)
  2. Далее после продажи данному клиенту тренинга или консалтингового проекта в случае, если у меня по данному клиенту накапливается более 5 контактов, я создаю отдельную подпапку (для удобства в дальнейшем написания всем общего письма или рассылки)
  3. После реализации работ подпапка переносится в раздел «Завершённые проекты». Где и хранится.
  4. При необходимости поделитсья контактами с коллегами, мои контакты копируются в общую папку клиентов, которая хранится на сервере Exchange

Какие категории я использую?

  • Жёлтая категория контактов – с кем проведены встречи
  • Зелёная категория – кто воспользовался нашими продуктами за какой-то период времени
  • Красная категория – кто отложил принятие решение на время или отказался
  • В категории «Нет» хранятся общие или не разобранные контакты

5

Пример полностью заполненного контакта:

6

7

Вывод: используйте по максимуму возможности того электронного инструмента, который вы используете. Это позволяет максимально гибко и комплексно использовать инструмент в части управления информацией. Не беритесь за освоение нового инструмента, пока не узнайте подробнее текущий, который вы используете. Столько интересного и полезного скрывают корпоративные инструменты! Начните с базовых знаний, приходите к нам на обучение «Тайм-менеджмент на MS Outlook».

 

*Пройти тест на уровень практических знаний MS Outlook и получить бесплатную консультацию вы можете, отправив нам запрос.

[uiform id=»16″]

С уважением, Varanas88

 

Share Button